מצוינות ארגונית ושיפור תהליכי עבודה
|
Getting your Trinity Audio player ready...
|
לכל מפעל יש את דרכי העבודה שלו, הדרך בה עושים דברים. מחלקת ייצור מייצרת, מחלקת שיווק משווקת, מחלקת מכירות מוכרת, מחלקת כספים רודה בכולם ומעל הכל מנצח המנכ"ל ביד רמה. אבל מה הקשר בין תהליכי ייצור במפעל למצוינות ארגונית ושיפור תהליכי עבודה? מסתבר שיש קשר רב ושיש הרבה מה ללמוד מתהליכי ייצור במפעל ולהקיש ממנו לעולם הארגוני.
"בגדול, אפשר לחלק את תהליכי העבודה כמעט בכל מפעל לשניים: אלו שעולים כסף ואלו שמכניסים כסף לחברה. "זה הבסיס להתייעלות ארגונית" אומר איציק מג'אר, מהנדס תעשייה וניהול בהכשרתו, העובד היום כמנהל מצויינות תפעולית במפעל פלסאון בקיבוץ מעגן מיכאל, וכיועץ עצמאי.
"בכל תהליך, לפני שבכלל מתחילים לעסוק בשיפור, אנחנו מגדירים מה המצב הקיים. השלב הזה הכרחי כי ללא הבנה של מה קורה היום, איך נדע שהשתפרנו? אחרי מיפוי מצב קיים, אנחנו מגדירים מהו המצב הרצוי. הפער בין הרצוי למצוי יוביל אותנו להבין מהי הבעיה אותה אנחנו רוצים לפתור ולנסות להבין כיצד אפשר לעשות את זה. לאורך המיפוי אנחנו מזהים את השלבים בתהליך אשר מוסיפים ערך ושלבים שאינם מוסיפים ערך מוגדרים כ"בזבוז". את הבזבוזים אנחנו שואפים לבטל או לצמצם ככל האפשר".
מצוינות תפעולית עוסקת בעיקר בצמצום עלויות תפעוליות וזה מוביל לאחד משני המקרים: שיפור רווחיות או אפשרות להורדת מחירים תוך שמירה על הרווחיות הקיימת, מה שמוביל לשיפור התחרותיות מול המתחרים. אלו שני האלמנטים המרכזיים בכל תהליך התייעלות.
״השלב הראשון בדרך למצויינות תפעולית, הוא הגדרת המטרה. קודם כל מחליטים מה אנו רוצים לייעל. זה דורש מיפוי של כל הפעולות בדרך לייצור ולמכירות. אחרי שמיפינו, אנו בוחנים כל פעולה. מה נותן ערך ומה לא. כל מה שלא נותן ערך, מוגדר כבזבוז, ואנו מנסים למצוא דרכים להוריד אותו מהתהליכים", אומר מג'אר.
למשל בקו ייצור מסוים משתמשים בחומרי אריזה; בתצפיות שאנו עורכים בזמן המיפוי, ניתן לראות שעובד הייצור הולך מספר פעמים במשמרת להביא אריזות. המיפוי יאפשר גם למדוד את המרחקים שהוא הולך בצורה המדויקת ביותר. כמובן שבזמן ההליכה של העובד, אין ייצור, מה שפוגע ברווחיות. שיפור פשוט כמו ניהול מחסן קדמי יכול לחסוך את בזבוז הזמן שנגרם בגלל ההליכות ובכך לשפר את התפוקות".
איך עושים את זה?
"בעיקר דרך תצפיות, למידה ואיסוף דאטה. למשל, במפעל מזון אנו מזהים שמחסן האריזות נמצא במרחק גדול מדי מקו הייצור. זה גורם לכם שצריך לנסוע אליו 10 פעמים ביום. ברגע שאנו מזהים את זה, אנו יכולים די בקלות לשנות את מיקום המחסן, וכך לחסוך זמן יקר למפעל. ברגע שחסכנו זמן, ייעלנו את תהליך הייצור באופן משמעותי. במקרים רבים, כשאוספים מידע מזהים את עיקרון פארטו. שמונים אחוז מהבעיות מתרחשות בגלל עשרים אחוז מהגורמים. המידע הזה עוזר להתמקד ולייצר תהליכי שיפור בתחומים שיביאו את הערך הכי גבוה"
אפשר דוגמה?
"כמובן. ליוויתי מפעל ובו קו ייצור בו בוצעו שלושה שלבים שונים בתחנות שונות; זה יצר מצב של ייצור מלאים גדולים בין תחנה לתחנה והמתנות בין העובדים בתחנות השונות. זה יצר חוסר איזון ובזבוז משאב זמן יקר. יחד עם צוות המפעל החלטנו על שינוי מבני; סידרנו את אולם הייצור מחדש ועברנו לעבוד בתהליך אחד רציף בו התחנות השונות היו מאוזנות. זמני הייצור הצטמצמו משמעותית, לא נוצרו מלאים בתהליך ועם אותם עובדים הכפלנו את הכמות המיוצרת לשעה".
נשמע מדהים. מה החלק שלך בכל זה? ומה החלק של המפעל עצמו?
"האמת שאני רואה בעצמי רק סוג של מנחה. מאמן. אני מלווה את העובדים והמנהלים באיסוף וניתוח המידע ומביא כלים ושיטות לפתרון הבעיות שעולות בתהליך הייצור. ברגע שזיהינו את הכשלים, מה שנותר לנו זה לחשוב באופן יצירתי כיצד לפתור אותן. כיצד לשפר את תהליכי הייצור. ההיכרות של אנשי השטח מאפשרת להם למצוא את הפתרונות הטובים ביותר ולקדם את תהליכי הייצור של המפעל שלהם".
האם זה מתאים רק למפעלים ולחברות מהמיגזר העסקי, או שניתן להשתמש בכלים האלו גם בעולמות החברתיים?
"הכלים האלה מעולים גם לעולמות חברתיים. אין מקום שאי אפשר לייעל אותו. הכלים הם אותם כלים: קודם כל צריך להגדיר את התהליך אותו רוצים לייעל. להיזהר מהגדרות רחבות מדי שלא מאפשרות להתמקד. מספיק שנעשה לעצמנו מעקב יומי, ובסוף כל יום נשאל את עצמנו מה תכננו, מה הספקנו בפועל ומה גרם לפערים״.
״זוהי ההתחלה וזה הבסיס לכל החלטה עתידית. ברגע שהמידע ברשותנו, אנו מנסים להבין מה עצר אותנו מלבצע את כל מה שתכננו. איך אפשר לשפר את התפוקות שלנו וכיצד ניתן לצמצם את הבלת"מים ואת המכשלות. לרוב, זה לא משנה אם זה בית ספר תיכון, עמותה, חברת הייטק או מפעל; כל ארגון יכול לייעל את תהליכי העבודה שלו ולהביא למצויינות תפעולית״.
זה מזכיר קצת תהליכים מעולם האימון.
"אכן. עולם המצוינות התפעולית דומה מאוד לעולם האימון. ישנם כלים דומים ותהליכים דומים. בשניהם אנו עסוקים במיקוד, במיפוי, בדאטה, ובחשיבה על שינוי בהתאם לתוצאה המצופה. בשניהם נשאל מה הבעיה היום, ואיך ניתן לשפר אותה״.
"מנסיוני בעבודה עם ארגונים רבים, התהליך הזה לא רק חוסך כסף רב לארגון ומביא להגדלה משמעותית בהכנסות, אלא יש בו גם הזדמנות לגיבוש בין העובדים, לחיזוק גאוות היחידה ותחושת השייכות הארגונית״.
דברו איתנו על אסטרטגיה, יחסי ציבור ודיגיטל!
השאירו פרטים כאן ונחזור אליכם בהקדם
רוצים עוד? הירשמו לניוזלטר שלנו ונגיע לתיבה שלכם פעם בשבוע!