שונאים סיפור אהבה: על יחסי ועד מנהל מנכ״ל

בעולם מושלם, ועד מנהל הוא פונקציה חשובה שמסייעת למנכ"ל לקבוע את מדיניות הארגון ולהוציא אותה לפועל. אחד מן התפקידים המשמעותיים של הוועד המנהל בארגונים חברתיים הוא לגייס את המשאבים הנדרשים כדי ליישם את המדיניות שהם קבעו.
אולם בפועל, מדובר ביחסים מורכבים שלעתים יכולים לפרק ארגון או להרים אותו לשמיים. מה תפקיד המנכ"ל ביחסים המורכבים האלה? כל זה במאמר שלפניכם.

בסקר של הג'וינט עולה פער מטריד בין מנכ"לים לוועדים מנהלים – בהערכת רמת האפקטיביות של הוועדים המנהלים בקידום מטרות העמותה; הסקר מראה כי 75% מחברי הוועדים המנהלים מעריכים שהם אפקטיביים בקידום מטרות הארגון, בעוד 64% מהמנכ"לים סבורים שהוועדים המנהלים שלהם אינם אפקטיביים לקידום אותן מטרות. כיצד ניתן להסביר פער זה? חשוב מכך – מה ניתן לעשות כדי לצמצם אותו?

כמעט כל מנכ"ל עמותה יודע כי עבודה עם ועד מנהל יכולה להצמיח ארגון ולהביא לשגשוגו, או חלילה לעכב ארגונים ובמקרים מסוימים אפילו להביא למפלתם. גם במקרים מיטיבים, כאשר הוועד והמנכ"ל עובדים בצורה טובה, מדובר ביחסים מורכבים הדורשים טיפוח והתייחסות. איך ניתן למקסם את עבודת הוועד לטובת הארגון?

גבולות הגזרה – תפקידיו של הוועד המנהל

ועד מנהל הוא גוף בעמותות ומלכר"ים המקביל לדירקטוריון בעולם החברות. בתוקף חוק העמותות, לוועד המנהל יש אחריות חוקית על התנהלות העמותה. חברי הוועד – לפחות 2 על פי חוק – פועלים בהתנדבות לטובת העמותה; תפקידם המרכזי הוא להתוות את מדיניות העמותה, לפתח את משאביה, לפתוח דלתות עבורה באמצעות שימוש בקשרים אישיים, במומחיות מקצועית, בהגברת מודעות לשיח הציבורי וכו'.

בנוסף, הם אחראים על כינוס האסיפה הכללית של העמותה, על אישור תקציב העמותה ומסמכיה החוקיים, וכן מוטלת עליהם האחריות לפקח על מנכ"ל העמותה. מטבע הדברים, ישנו מתח מסוים בין האחריות הכבדה המוטלת על חברי הוועד, לבין העובדה שהם פועלים בהתנדבות. נוסף על כך, המנכ"ל בד"כ יכיר את העמותה אותה הוא מנהל לפני ולפנים, בעוד הוועד יראה את התמונה הכללית בלבד. מצב זה יכול להיות קרקע פורייה לחילוקי דעות.

מיהם חברי ועד מנהל?

חברי הוועד נדרשים להשקיע שעות רבות בכל חודש בקידום העמותה. במקרים רבים הם גם תורמים תרומה כספית או פועלים כשגרירים בקמפיינים של גיוס תרומות לעמותה. הם מגייסים את מעגל ההשפעה שלהם לטובת העמותה, ולכן מטבע הדברים הם גם מושקעים בה רבות. ניתן לומר שחברי ועדים מנהלים יהיו אנשים בעלי יכולת, מיומנות או ניסיון שיכולים לתרום לעמותה, כמו גם בעלי עניין באג'נדה החברתית אותה היא מקדמת. גם כאן, יכולה להיות מתיחות מסוימת בין הדרך בה רואה הוועד את פעילות העמותה לבין הדרך בה פועל המנכ"ל.

כיצד ניתן אם כן למקסם את פעילות הוועד ולהביא למינימום את המתיחויות המובנות העשויות להתעורר ביחסים בין המנכ"ל לוועד המנהל?

מה אומרים המנכ"לים

במסגרת הכנת הכתבה שוחחנו עם מספר מנהלי עמותות, בעבר ובהווה. ואלה הנקודות העיקריות שעלו למיקסום עבודת הוועד:

תיאום ציפיות

עם כניסת המנכ"ל לתפקידו, מומלץ לקיים דיון עומק של תיאום ציפיות על תפקידו של המנכ"ל, המדיניות אותה יתבקש להוביל, רמת המעורבות הרצויה של הוועד, סמכויות המנכ"ל וכל דבר אחר שאתם צופים שעשוי להתעורר בהמשך הדרך. דרך טובה להתחיל היא בלנתח את מצב העמותה עד כה, את נקודות החוזק שלה ואת האתגרים שלה, ולסמן את הדרך ואת היעדים לתקופה הקרובה. בנוסף, במידה ויש אירועי עבר הראויים לציון ולדיון (למשל, מוקדי אי הסכמות בעבר), חשוב להתייחס אליהן ולהבין את ציפיות כל צד.

קשר אישי

הוועד המנהל הוא קבוצה, אולם כמו כל קבוצה – היא מורכבת מאנשים. כל אחד מגיע עם סט של יכולות ומשאלות, כל אחד מגיע עם מטרות אישיות שלו להתנדבות בוועד העמותה. חשוב לטפח את הקשר האישי עם כל אחד מחברי הוועד. להכיר אותם, להבין מה המטרה האישית שלהם בהתנדבות לוועד, מה התשוקה שלהם ובמה הם יכולים לסייע. זכרו שעבודה עם ועד מנהל היא ממש כמו עבודה עם מתנדבים. ולכן ההיכרות האישית עם האדם, הן ברמה האישית והן ברמה המקצועית היא קריטית להצלחה המשותפת. כלים לכך הם שיחות יזומות לכל אחד מהחברים אחת לתקופה שהמנכ"ל יגדיר, ברכות ליום ההולדת ואירועים משפחתיים, התעניינות כנה באדם ובמניעים שלו. כל זה יחבר את חברי הוועד לעמותה ולמנכ"ל, ויאפשרו בסיס מעולה לעבודה משותפת.

תפקידי משנה

מעבר לתפקידי הוועד המנהל המוגדרים בחוק, זכרו שחברי הוועד שלכם הם מתנדבים לכל דבר ועניין. ככאלה, יש להם עניין לקדם את העמותה, וגם מטרות אישיות להיותם שם. נסו לחבר את המטרות שלהם למטרות העמותה. למה הכוונה? אם יש למשל חברת ועד שרוצה להופיע על במות ציבוריות – אפשרו לה להתראיין או לכתוב טורים בתקשורת. אם יש חבר שהוא מומחה בניהול כספים ורוצה לראות סדר בתקציבים ובניהול הכספים של העמותה – בקשו ממנו סיוע בהכנת תקציב העמותה, בשיחות עם רואה החשבון של העמותה ובכל נושא ניהול הכספים. כנ"ל לגבי גיוס עובדים בכירים, גיוס משאבים, או כל נושא אחר בניהול השוטף.

ככל שהם ירגישו מעורבים יותר, שייכים יותר ומשמעותיים יותר, כן ייטב. יחד עם זאת, זכרו שהם מתנדבים. היזהרו לא לשחוק אותם והישארו עם יד על הדופק כל הזמן. האם השקעת הזמן שלהם מוגזמת עבורם? האם הניהול לא הופך להיות פיזורי מדיי? האם הם משאירים לכם מספיק מקום כמנכ"לים? במידה ואתם לא בטוחים – יזמו שיחה והעלו את החששות שלכם ובדקו שהמינונים נכונים להם ולכם.

ניתן אפילו לקחת את זה צעד קדימה וליצור ועדות משנה – שחברי ועד שונים יובילו.

חיבור למטרות הארגון ולא פחות חשוב מכך – ליומיום שלו

ניהול עמותה הוא עסק לא קל. לעתים קרובות ישנו פער בין המטרות הנשגבות שהארגון בא לקדם, לבין היומיום המאתגר שלו, המשאבים המוגבלים, המוטבים הרבים המתדפקים על דלתו והמשימות הרבות מאוד המונחות בכל רגע על שולחן כל אחד מעובדי העמותה. מנכ"לים רבים מציינים כי חברי הוועד לא תמיד מודעים לפער הזה, ולעתים, ההצעות של חברי הוועד מעט מנותקות; מגיעות ממעוף הציפור, בלי להבין את היומיום המורכב והעמוס של הצוות המקצועי. זה אולי האתגר הקשה מכולם לניהול ביחסי מנכ"ל-ועד. הדרך הטובה ביותר לצמצם את הפער הזה, היא להזמין את הוועד להיכרות עם אתגרי העמותה – הן מול קהל המוטבים שלה, והן של הצוות המקצועי. חשוב שהם יבינו לא רק את האימפקט של העמותה, אלא גם את משאבי הזמן הנדרשים כדי לחולל אותו.

לסיכום…

ניהול הוועד הוא ניהול לכל דבר ועניין, הדורש חשיבה, קשר אישי, תקשורת פתוחה וטובה, הצבת יעדים והצבת גבולות. האתגר הגדול של המנכ"ל היא לתווך בין משאלות כל אחד מחברות וחברי הוועד, לחבר אותם למטרות העמותה, ולוודא שהם מבינים היטב גם את היומיום אתו מתמודד הצוות המקצועי.

ישנם עוד מוקדי מתח בעבודה המורכבת הזו, על כך תוכלו לקרוא בטור הבא. מה לעשות כשוועד המנהל חושב שהוא מנהל בפועל?

לכל ארגון או חברה צרכים שונים ומגוונים ונשמח להשיב לפניות שלכם במייל או בשיחת ייעוץ ללא עלות: השאירו פרטים כאן ונחזור אליכם בהקדם!

רוצים עוד? הירשמו לניוזלטר שלנו ונגיע לתיבה שלכם פעם בשבוע!